Ufficio stampa: cos’è, cosa fa, attività e servizi d’agenzia

Ufficio stampa e PR nell’era digitale

Nell’era contemporanea e iperconnessa, l’ufficio stampa svolge un ruolo sempre più cruciale all’interno della comunicazione aziendale. Con il proliferare delle fonti d’informazione sul web e l'attitudine sempre più diffusa dei social media a trasformare un evento in una notizia o trend, comunicare con efficacia e chiarezza è un’attività imprescindibile per competere sul mercato e acquisire maggiore visibilità. Imprese ed enti pubblici spesso non dispongono di risorse e competenze interne per gestire al meglio la propria comunicazione istituzionale con i media e per questo motivo si affidano a un addetto stampa per garantire un’informazione attendibile sulla propria immagine, prodotti o servizi.

Brainpull è un’agenzia di marketing e comunicazione esperta in servizi di PR e ufficio stampa, pensati per aumentare la copertura mediatica di un'azienda e promuoverla presso un target di massa profilato, anche sui canali digitali.

In questo articolo esploreremo cos’è l’ufficio stampa e cosa fa l’addetto stampa, scoprendone i vantaggi per le imprese e analizzando le sfide odierne che le aziende devono affrontare per gestire in modo efficace la loro comunicazione in un contesto di mercato sempre più competitivo e connesso.

Cos’è l’ufficio stampa

L’ufficio stampa, o ufficio stampa e comunicazione, è l’organo che cura i rapporti con il mondo dell’informazione per conto di aziende pubbliche o private, enti e organizzazioni. Si occupa di diffondere notizie di valore verso l'esterno, destinate ai mass media. L’ufficio stampa aziendale ha il ruolo quindi di instaurare delle relazioni di natura prettamente giornalistica con gli organi di informazione di settore quali quotidiani, giornali, agenzie stampa, riviste, radio e testate online.

La figura che svolge l’attività di un ufficio stampa è l’addetto stampa, una figura professionale dalle competenze umanistiche e relazionali poliedriche.

L’addetto all’ufficio stampa è un professionista che lavora nell'ambito delle relazioni pubbliche e della comunicazione, il cui compito principale è quello di gestire le relazioni tra un'organizzazione e i media, al fine di diffondere informazioni fortemente notiziabili sulla stessa.

Facciamo subito chiarezza: non sempre un addetto stampa deve essere un giornalista! L’iscrizione all’Albo dell’Ordine dei Giornalisti è infatti richiesta solo se si è assunti nella Pubblica Amministrazione. È all’addetto stampa che spetta il delicato ruolo di individuare la giusta chiave di lettura delle notizie di un’azienda e di comunicarle in modo accattivante, così da suscitare interesse mediatico. Vediamo più da vicino cosa fa un ufficio stampa e scopriamo le principali mansioni di un addetto stampa!

Cosa fa un ufficio stampa: attività strategiche

Fra le attività di ufficio stampa rientra, innanzitutto, la selezione, l’analisi e la condivisione del flusso di informazioni interne dirette verso gli organi di informazione esterni: l’obiettivo è quello di instaurare una comunicazione efficace con il pubblico di massa. Fare ufficio stampa significa intervenire, infatti, sull’informazione diretta offerta ai giornalisti, attraverso un’opera continua di promozione dell’azienda cliente riguardante non solo novità e successi, ma anche i suoi prodotti e servizi. Fra i compiti dell'ufficio stampa c'è anche quello di creare una buona immagine aziendale, mantenendone alta la reputazione, l'affidabilità e la credibilità.

Il concetto di credibilità è fortemente legato ai risultati ottenibili con una strategia di ufficio stampa in quanto, nel lungo periodo, comporta la diffusione di un passaparola positivo e permette alle aziende di diffondere la propria proposta di valore sul mercato per influenzare i consumatori.

Abbiamo detto precedentemente che all’interno dell’ufficio stampa la figura principale è quella dell’addetto stampa: ma cosa fa davvero? Scopriamolo insieme:

• instaura relazioni con i giornalisti e coltiva delle critical relations nel settore di riferimento;
• gestisce le relazioni con gli organi d’informazione;
• individua nuovi spunti di conversazione;
• crea, aggiorna e arricchisce la propria lista di contatti;
• segmenta la mailing di list in base all’audience da raggiungere;
• scrive e invia i comunicati stampa;
• organizza eventi stampa e conferenze;
• effettua la rassegna stampa e monitora la copertura mediatica dell'organizzazione;
• coordina con professionalità eventuali crisi di immagine di un’azienda.

Cos’è una campagna stampa e come farla

Per comprendere meglio come funziona un ufficio stampa è certamente utile approfondire alcune attività specifiche che caratterizzano l’operatività degli esperti del settore, a partire dalla campagna stampa.

La campagna stampa è uno strumento comunicativo che consente a enti, aziende e organizzazioni di intrattenere rapporti efficaci con i media. L'obiettivo è la divulgazione di un contenuto strategico presso la propria target audience, che avviene catturando l’attenzione di giornali e organi d’informazione di massa.

Ma quali sono i principali strumenti dell’ufficio stampa impiegati nell’ambito di una campagna strategica? Conosciamoli insieme!

1. Comunicato stampa aziendale

Il comunicato stampa è un documento che rappresenta il fulcro di una campagna stampa. Si tratta di un breve testo informativo redatto per raccontare un evento, un prodotto, una novità o una presa di posizione da parte di un’organizzazione, destinato a giornalisti e agenzie stampa. La scrittura di un comunicato gioca un ruolo delicatissimo per determinare il successo di una campagna di ufficio stampa efficace, in quanto il contenuto va trattato seguendo degli espedienti giornalistici tali da renderlo accattivante, chiaro e di immediata comprensione. Allo stesso modo ogni media press necessita di una presentazione che sia centrata sul proprio bacino di lettori e spettatori.

Saper trasformare un evento in una notizia è una sfida che raccogliamo quotidianamente, per veicolare verso l’esterno comunicazioni aziendali fortemente appetibili per i media e i loro target. Ma non ci limitiamo solo a questo!

Grazie all’esperienza sul campo, siamo in grado di inviare un comunicato stampa nel momento giusto, rispettando i tempi di pubblicazione delle riviste e giornali e individuando di volta in volta il canale e gli interlocutori più rilevanti.

2. Conferenza stampa

Quando un evento gode di una particolare rilevanza o si ha l’obiettivo di catturare la massima copertura mediatica possibile, l’ufficio stampa può scegliere di organizzare una conferenza stampa. Si tratta di un incontro destinato ai giornalisti ed esponenti media per presentare in maniera dettagliata un progetto, prodotto o un’importante dichiarazione istituzionale. Tale incontro può avvenire in sedi prestabilite o anche online e l’ufficio stampa ha il compito di redigere i materiali informativi (la cartella stampa) e di gestire accrediti e inviti.

3. Mailing list

Quando si parla di ufficio stampa spesso si ritiene che la lista dei contatti di un addetto stampa abbia più valore del curriculum dello stesso. Questo avviene perché maggiore è il prestigio e il seguito dell’organo di informazione con cui si ha una relazione e maggiore sarà l’impatto mediatico di cui un brand potrà beneficiare.

Disporre di una mailing list ricca e costantemente aggiornata nell’anagrafica è fondamentale per gestire i propri contatti stampa e disporre di un network di successo con cui collaborare nel tempo per la fruizione delle notizie. Il responsabile delle pubbliche relazioni e ufficio stampa che riesce a distinguersi per esperienza, affidabilità e professionalità rende infatti più ricettivo il giornalista, che tenderà maggiormente a fidarsi delle sue informazioni per costruirne un articolo stampa o sul web.

4. Rassegna stampa

La rassegna stampa è un altro dei compiti di un addetto del settore e rappresenta uno strumento utile per monitorare l’andamento di una campagna stampa. Per rassegna stampa si intende una ricognizione periodica delle pubblicazioni sui vari organi d’informazione riguardanti la realtà o il cliente per cui si lavora. Questa attività di monitoraggio viene svolta dalla nostra agenzia per raccogliere le informazioni e le notizie più rilevanti e monitorare la percezione della brand image aziendale, con delicati compiti anche di gestione crisi aziendali.

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5. Intervista

L'intervista è uno strumento fondamentale nell'ambito delle attività di un ufficio stampa e consiste nell'incontro tra un giornalista e un rappresentante dell'organizzazione o dell'azienda che gestisce l'ufficio stampa. Lo scopo di un’intervista è quello di fornire informazioni dettagliate su un determinato argomento di interesse giornalistico; permette, inoltre, di controllare l’accuratezza del flusso di informazioni comunicate all’esterno, in modo da assicurarsi che il giornalista possa basarsi su una fonte ufficiale certificata per la propria narrazione.

Durante questa attività bisogna essere in grado di gestire le interviste in modo efficace, fornendo risposte chiare e complete alle domande del giornalista, ma anche di evitare di rilasciare informazioni riservate o compromettenti. Inoltre, è importante che l'ufficio stampa segua una linea di comunicazione coerente e coordinata con la strategia comunicativa dell'organizzazione o dell'azienda che rappresenta.

Ufficio stampa per aziende: i servizi Brainpull

Il servizio di ufficio stampa della nostra agenzia di marketing è rivolto a instaurare e consolidare relazioni strette con gli organi di stampa nazionali più importanti, garantendo la massima risonanza possibile tra il pubblico per il tuo evento, prodotto, servizio o qualsiasi altro tipo di comunicazione.

Poter lavorare in team con professionisti e consulenti in ogni ambito di applicazione del marketing è un grande punto di forza del nostro servizio di ufficio stampa. Tutto può diventare notizia, con un approccio di marketing integrato: non si tratta solo di prodotti e servizi, ma di relazioni, storie, capacità di emergere in un contesto affollato. La nostra più grande sfida è raccontare storie in grado di compensare il destinatario per la sua attenzione: farsi spazio, dunque, con spunti di conversazione utili e interessanti.Teresa Serripierro, Addetta stampa, Senior SEO Specialist e Copywriter Brainpull

Il nostro team di ufficio stampa vanta competenze trasversali anche di WOM strategy, digital PR, influencer marketing e pubbliche relazioni: lavoriamo quotidianamente alla definizione di campagne stampa efficaci per divulgare e promuovere le iniziative di un brand e renderle fruibili dai media. Pianificazione del budget stampa, piani strategici per nuove aperture, lancio di nuovi prodotti sul mercato, scrittura di comunicati stampa aziendali, selezione meticolosa delle testate più rilevanti: qui troverai tutto ciò di cui hai bisogno per ottenere una copertura mediatica capillare sul territorio e sbaragliare la concorrenza! E i vantaggi non finiscono qui.

Vantaggi dei servizi di ufficio stampa aziendale

Vediamo i principali vantaggi dell’ufficio stampa. Richiedici un servizio di ufficio stampa se vuoi:

• rafforzare la brand awareness nel settore di riferimento, ottenendo maggiore visibilità presso il giusto target;
• creare un’immagine positiva della tua impresa;
• consolidare la tua reputazione;
• certificare l’attendibilità e la credibilità della tua azienda;
• veicolare comunicazioni complesse per cui la pubblicità può risultare inadeguata;
• creare un flusso continuo di informazioni;
• catturare l’attenzione dei giornalisti verso il tuo brand;
• gestire potenziali situazioni dannose per l’immagine aziendale.

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Quanto costa un ufficio stampa?

Il costo del servizio di ufficio stampa dell’agenzia Brainpull è commisurato sulle esigenze dell'organizzazione o dell'azienda che lo richiede e in base alle attività che devono essere svolte. Generalmente la tariffa è annuale, con pagamenti mensili, ed è valutata in base ai risultati attesi in termini di visibilità, reputazione e posizionamento sul mercato. Calcoliamo il prezzo dell’ufficio stampa anche in base al numero di eventi da pubblicizzare e di comunicati da inviare: per tale motivo il preventivo viene realizzato su misura, personalizzato sul singolo progetto.

Scrivici a info@brainpull.com oppure compila il form di contatto per richiedere un preventivo senza impegno!